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Conservation, Documents


Constitution du FEC: rappel des règles | Dossier : Fichier des écritures comptables (FEC) : guide pratique et retour d'e...

Constitution du FEC: rappel des règles | Dossier : Fichier des écritures comptables (FEC) : guide pratique et retour d'e...

Les enregistrements comptables doivent comporter les mentions minimales précisées par l'article 420-2 du PCG. Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie.   [...] Le descriptif du FEC a pour objectif de faciliter la compréhension du fichier et de communiquer l'ensemble des informations nécessaires à la lecture et à l'exploitation des données. Ce document doit notamment inclure.  [...] Sur le contrôle informatisé, voir aussi le Bulletin officiel des finances publiques. Conservation et représentation des livres, documents et pièces comptables dans le cadre d'une comptabilité informatisée.  [...]

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DEMENAGEMENT: LES GRANDES MANOEUVRES S'ANTICIPENT

DEMENAGEMENT: LES GRANDES MANOEUVRES S'ANTICIPENT

Lorsque le propriétaire vous remet le bail de location, quelques points sont à vérifier. Ce document doit préciser le nom du propriétaire et ses coordonnées postales ou celles de son mandataire, le nom du locataire, les caractéristiques du local que vous louez, l'énumération des communs, la désignation du local à usage exclusif de l'entreprise et sa destination, la durée du bail commercial et les différentes clauses locatives, le prix et les dates de versement du loyer ainsi que les modalités de révision de ce dernier.  [...] Renseignez-vous sur les tarifs de location de box ou entrepôts dédiés au stockage des marchandises. Réfléchissez également aux archives et papiers. Faites le tri des documents et renseignez-vous sur les délais de conservation (cf. notre encadré p. 60).  [...] Les salariés doivent commencer à trier et à archiver leurs documents. Il conviendra de, leur attribuer à chacun un code pour qu'ils puissent ensuite retrouver leurs affaires. Il faut s'assurer que chaque poste soit rapidement opérationnel. Pensez à faire installer les nouvelles lignes téléphoniques.  [...]

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Toshiba offre des solutions d'impression "écolo"

Toshiba offre des solutions d'impression "écolo"

Enfin, commercialisée depuis juin 2014, la première solution mondiale d'archivage simultané papier et numérique est née en France. Le principe. cette technologie associe un multifonction à une borne qui archive des documents papier au format numérique, et les classe dans différents casiers, en fonction de leur durée légale de conservation.  [...] Nous sommes les seuls au monde à proposer cet outil, se réjouit Pascal Lahousse. Le bonus. grâce à l'étiquetage, les données sont retrouvées rapidement. Les clients, des casses automobiles aux grands comptes, sont accompagnés par Toshiba TFIS, dans la gestion du changement.   [...] Le produit est vendu à l'usage, rappelle Pascal Lahousse, en fonction des documents scannés. Une étude est ainsi réalisée au préalable afin de définir une fourchette d'impression et le prix correspondant.  [...]

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Legaltech, l'avenir des services juridiques des PME

Legaltech, l'avenir des services juridiques des PME

Ces dernières interviennent sur toute la panoplie des services juridiques. de l'information aux procédures judiciaires en passant par la création de documents administratifs et le financement. La start-up Mon code juridique, par exemple, propose, depuis 2013, un accès à l'intégralité des codes et de la jurisprudence en version numérique.  [...] Grâce à l'automatisation et à l'utilisation de l' intelligence artificielle, ces entreprises réduisent le coût humain pour les petits litiges ou les documents basiques et proposent ainsi ces services, à plus faible valeur ajoutée, à des tarifs bien plus intéressants, indique Blandine Jugé.  [...] Jusqu'ici, l'enregistrement et la conservation des documents officiels étaient exclusivement réservés à l'État et aux notaires. Voici donc encore un monopole que les legaltech, grâce à la blockchain, pourraient, dès demain, disrupter.  [...]

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4 défis à relever pour une direction financière " digital centric "

4 défis à relever pour une direction financière " digital centric "

Relever ce défi passe par la mise en place d'une gouvernance rigoureuse des flux documentaires et des données et de leur conservation.  [...] Assurer une bonne gouvernance de l'archivage des documents et des données s'impose donc comme une clé de voute des directions financières à l'heure de la mutation digitale.  [...] Multicanal, elle permet de capturer tout type de flux, papier ou numérique, afin d'en assurer le traitement et la conservation électronique. Conforme aux normes en vigueur, la solution propose un Système d'Archivage Électronique (SAE) intégrant infrastructures techniques sécurisées,briques logicielles et procédures industrielles, pour une gestion sans rupture de la capture à la conservation.  [...]

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Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Du papier au digital : quid de l'archivage ?

La dématérialisation avance de manière inexorable dans les entreprises. Mais quid de l'archivage Comment réussir à passer d'un archivage papier à un archivage électronique Il y a de nombreux freins à lever. la multiplicité des documents à gérer, l'hétérogénéité des pratiques entre les différents services mais aussi des différents clients et fournisseurs, la sécurité ou encore la possibilité de lire les documents dans le temps.  [...] La traçabilité est également essentielle afin de garantir une trace de toutes les opérations effectuées. Dernier paramètre important. l'exhaustivité. La liste des documents conservée doit être identique à celles des documents déposés, précise Cécile Yon.  [...] Nous avons interviewé des collaborateurs afin de comprendre les modes de production des documents et leur utilisation, rapporte Cécile Yon. Un tableau de gestion des documents est ensuite élaboré. combien de temps chaque document doit être conservé format de chaque document à conserver valeur de chaque document.  [...]

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L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

C'est donc avant tout d'une question d'organisation dont il s'agit. Collecter les documents contractuels, ça ne s'improvise pas. Première chose à mettre en place. une bonne gestion des contrats. Il est impératif d'avoir u ne rédaction attentive des contrats de prestation de services, notamment quant au régime de responsabilité et à la vérification de l'intégration, souvent en annexes, des exigences techniques qui s'imposent au prestataire, insiste Flore Maunier, responsable juridique chez In Extenso.  [...] Dès le contrat, doit apparaître la liste des documents que le prestataire est dans l'obligation de fournir ainsi que la fréquence avec laquelle il doit les transmettre. Des pénalités financières en cas de non-transmission régulière de ces documents doivent être prévues, estime Bruno Frel, expert achats responsables Groupe Afnor.  [...] .. Cela exige d'y consacrer une personne à temps plein. D'autant plus parce que les documents doivent être réactualisés régulièrement, leur validité étant souvent de seulement quelques mois. Cette réactualisation est très chronophage. Ce qui fait que beaucoup d'entreprises sont hors-la-loi, estime Hicham Abbad Andaloussi, directeur commercial et associé de KLB Group, société spécialisée dans l'implémentation de projets.  [...]

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La dématérialisation des factures : quelle conservation électronique ?

La dématérialisation des factures : quelle conservation électronique ?

Pour rappel, depuis juillet 2003 il est possible aux entreprises françaises, sous certaines conditions réglementaires, de procéder à une dématérialisation de leur facturation (cf articles 289 bis et 289 V du Code général des impôts).   [...] Selon le texte, les factures transmises par voie électronique qui répondent au format EDI constituent des documents tenant lieu de factures d'origine.  [...] Une instruction fiscale datée du 11 janvier 2007 (BOI 3 E-1-07) est intervenue pour préciser les conditions réglementaires de la conservation sous forme électronique des factures transmises par les entreprises à leurs clients sous format papier. Sans rentrer dans les détails de cette instruction fiscale, il nous parait important de noter qu'une conservation électronique des factures est possible à la condition de disposer d'un fichier comportant un double électronique des factures scannées.  [...]

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Dématérialisation : les aspects juridiques à ne pas négliger

Dématérialisation : les aspects juridiques à ne pas négliger

Les points auxquels il faut particulièrement prêter attention dans les CGV. la sécurité et la confidentialité des données, la localisation de ces dernières et les garanties en termes de conservation. Le point avec l'avocate-ingénieur Isabelle Renard.  [...] Les points auxquels il faut particulièrement prêter attention. la sécurité et la confidentialité des données, la localisation de ces dernières et les garanties en termes de conservation. Les contrats bas de gamme ne garantissent pas où sont les données et il peut être dangereux de voir certaines données confidentielles sur des serveurs localisés un peu partout dans le monde, insiste Isabelle Renard.  [...] Dans ces cas-là, avec un document électronique natif qui apporte une bonne garantie de valeur probante, il n'y a plus besoin de conserver de documents papier. Le tout dématérialisé est réellement en marche.  [...]

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Les obligations des entreprises en matière de traitement des données personnelles | Dossier : RGPD: tout savoir sur le r...

Les obligations des entreprises en matière de traitement des données personnelles | Dossier : RGPD: tout savoir sur le r...

Pour être en conformité avec le RGPD, les entreprises doivent respecter dans leurs traitements les grands principes de la dataprotection, dont beaucoup étaient déjà présents dans la loi Informatique et libertés. Le RGPD vient renforcer les droits des personnes dont les données personnelles sont collectées.   [...] Principe de conservation limitée. le règlement interdit de conserver indéfiniment les données personnelles. La durée de conservation choisie doit être justifiée par la finalité du traitement. Les données qui ne sont plus utilisées doivent donc être supprimées.  [...] La démarche de security by default. par défaut, les données doivent être discriminées pour n'utiliser que celles qui sont strictement nécessaires à la finalité poursuivie. Ainsi, les outils doivent être conçus de façon à discriminer les données selon les traitements et habilitations, pour répondre à cette obligation.   [...]

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