Votre recherche :

Documents, Mail


Sécurisation des échanges de données : une nouvelle offre pour les DAF

Sécurisation des échanges de données : une nouvelle offre pour les DAF

Avec sa nouvelle offre de plateformes sécurisées notamment destinée aux directions financières, MyCercle veut mettre fin aux envois de documents par mail (dangereux et incommodes) et à l'explosion des extranets qui sont un cauchemar pour les PME.  [...] Les plateformes permettent au responsable de classer et tenir à jour les documents de son organisation, de les mettre à disposition de ses partenaires et de collecter, classer et partager les documents que lui ouvrent ses partenaires. L'abonnement débute à 20¬ par mois pour la diffusion, 100¬ avec collecte et diffusion, sans limites ni sur le nombre de document, ni sur le volume de stockage, ni sur le nombre de destinataires.  [...] La sécurité est aussi dans la simplicité d'utilisation. classement des documents, partage des documents sous le contrôle permanent de l'abonné, dématérialisation des réunions et négociations, alertes pour les mises à jour, traçabilité des documents consultés, assistance aux utilisateurs par mail et téléphone.  [...]

Lire la suite...
10 procédures de notes de frais à ne (surtout) pas copier !

10 procédures de notes de frais à ne (surtout) pas copier !

Chez Spendesk, nous mettons tout en oeuvre pour faciliter la gestion des paiements et des notes de frais d'une entreprise. Et si nous avons développé des solutions innovantes et sécurisées pour que vos collaborateurs puissent effectuer des paiements en toute simplicité, c'est que nous savons à quel point la quotidiennes des dépenses peut donner lieu à des process aberrants. Voici le top 10.   [...] Vive la digitalisation. Pour les notes de frais, cela se traduit souvent par une feuille Excel accompagnée de scans des justificatifs. Sauf que, pour que tout soit validé, il faut que ces documents soient signés par son N+1... Alors on imprime, on fait signer, et on dépose tout cela sur le bureau déjà bien encombré de son responsable administratif et financier préféré.  [...] Notons que les plus cruels demanderont à ce que les documents signés soient re-scannés puis envoyés par mail, c'est plus digital.  [...]

Lire la suite...
LES SOLUTIONS D'IMPRESSION TIENNENT LE HAUT DE L'AFFICHE

LES SOLUTIONS D'IMPRESSION TIENNENT LE HAUT DE L'AFFICHE

informatique, réseau, cartouches, etc. Tout en déterminant la façon dont sont sortis les documents (recto/verso, noir et blanc ou couleur, etc.) et la répartition des volumes (pages imprimées/mois) en fonction des services. Le recensement de l'existant est aussi l'occasion d'obtenir le point de vue des utilisateurs via de courtes interviews en face à face sur un panel d'utilisateurs.  [...] Des fonctions identiques se sont multipliées au sein des imprimantes/photocopieurs. copies, scans, impressions sont désormais propres aux deux univers, tout en donnant naissance aux fonctions de scan to mail, fax to mail, etc. Les photocopieurs et les imprimantes sont progressivement devenus des systèmes d'impression multifonctions, les deux univers se sont rejoints et proposent désormais des fonctionnalités pour optimiser le traitement du document, confirme Emmanuel Henriet, directeur marketing produit de Ricoh.  [...] celui de pouvoir fabriquer des documents en dos carré collé au lieu de nos classeurs traditionnels, souligne Pascale Bouttet, la secrétaire générale. En confiant ses impressions à Electrogeloz, Elegia a pu apporter une touche originale pour ses copies, en les mettant au service de la pédagogie.  [...]

Lire la suite...
LA GED S'ETEND A TOUS LES SERVICES DE L'ENTREPRISE

LA GED S'ETEND A TOUS LES SERVICES DE L'ENTREPRISE

Considérée comme une discipline obscure durant de nombreuses années, la gestion électronique de documents (GED) a progressivement gagné ses lettres de noblesses, au point de devenir incontournable depuis deux ans. La GED, ou ECM (Electronic Content Management), se caractérise par l'utilisation de moyens informatisés pour le traitement de documents électroniques (textes, tableurs, e-mails, formulaires web, images, vidéos, fichiers audio, etc.  [...] Aujourd'hui, elle concerne l'ensemble du processus, de l'engagement de l'achat jusqu'au paiement, ou Purchase to pay (P2P). En intégrant les documents venant de l'extérieur (emails, pièces jointes, formulaires web, etc.), et ceux issus du système d'information (feuilles de paie, commandes client, fax, etc.  [...] Sans oublier l'ensemble des documents liés aux ressources humaines (contrats de travail, bulletins de salaires, etc.), ajoute le Daf. Les gains sont multiples. D'une part, l'espace occupé par l'archivage physique s'est réduit. D'autre part, les managers ont insufflé une dynamique écologique à l'entreprise, avec la diminution de la consommation de papier et son recyclage.  [...]

Lire la suite...
75% des entreprises françaises sont passées à la facturation électronique

75% des entreprises françaises sont passées à la facturation électronique

- pour les factures papier et électronique non conformes (PDF envoyés par mail, factures mises à disposition sur des portails sécurisés, EDI ou signature incomplet ou non qualifié...), l'obligation de mettre en place des contrôles documentés et permanents permettant d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison des biens ou prestations.  [...] La piste d'audit a perturbé les entreprises note Marion Taylor, avocate au cabinet CMS Bureau Francis Lefebvre. Ces contrôles organisés et permanents choisis par l'entreprise et mis en oeuvre sous sa responsabilité sont destinés à garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures, à maîtriser le fonctionnement du système d'émission, transmission et réception, et à garantir que les factures correspondent à une opération effectivement réalisée.   [...] Ils doivent permettre de vérifier le lien entre un paiement et un document d'origine relié à un fournisseur précise Marion Taylor. Les entreprises doivent présenter un document retraçant l'intégralité des contrôles en cas d'audit. Il y faut décrire tous les contrôles effectués, manuels ou électroniques.  [...]

Lire la suite...
Anticiper le passage à la facturation électronique pour le B2G et au-délà

Anticiper le passage à la facturation électronique pour le B2G et au-délà

Les différentes réglementations autour de la facturation électronique ont généré de la confusion et certaines entreprises n'ont pas l'infrastructure IT nécessaire pour gérer l'envoi et la réception de documents. Par conséquent, beaucoup n'ont pas réussi à mettre en place une solution interne de facturation électronique et sont donc dans l'incapacité d'envoyer des factures aux administrations publiques. L'impact financier peut être significatif.  [...] Esker permet aux entreprises de contrôler tous les échanges documentaires sur une seule et même plateforme collaborative. Les entreprises ont ainsi la possibilité de traiter et suivre leurs factures et commandes, peu importe le média de réception (e-mail, fax, papier, EDI ou web), avec une visibilité totale.  [...] Esker traite instantanément les documents fournisseurs et clients en optimisant le suivi et la performance. Aujourd'hui, des directives sont en place pour obliger la facturation électronique à destination des administrations publiques, et la tendance est de passer à la dématérialisation globale de tous les échanges de documents de gestion avec le gouvernement.  [...]

Lire la suite...
L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

.. Et quid du risque juridique En effet, comme le rappelle M e Xavier Marchand ( lire son interview ), les entreprises sont soumises notamment à un devoir de vigilance et doivent collecter différents documents attestant que l'entreprise sous-traitante ne recourt pas au travail dissimulé. Au risque d'être poursuivi pénalement.  [...] Kbis, attestations Urssaf, liste des travailleurs détachés mais aussi certifications ou encore attestations d'assurance. Les documents à recueillir sont nombreux pour s'assurer que le fournisseur est bien habilité à faire telle ou telle tâche, qu'il n'a pas recours à des travailleurs détachés ou encore qu'il est bien assuré.  [...] Notamment en s'assurant de la bonne collecte des documents contractuels. Mais aussi en analysant chacun des documents reçus. Ces documents sont une photo à un instant t. Ce qui est important, c'est de les analyser afin d'identifier les risques, de prévoir des plans de sauvegarde, pense Hicham Abbad Andaloussi, directeur commercial et associé de KLB Group.  [...]

Lire la suite...
Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Du papier au digital : quid de l'archivage ?

La dématérialisation avance de manière inexorable dans les entreprises. Mais quid de l'archivage Comment réussir à passer d'un archivage papier à un archivage électronique Il y a de nombreux freins à lever. la multiplicité des documents à gérer, l'hétérogénéité des pratiques entre les différents services mais aussi des différents clients et fournisseurs, la sécurité ou encore la possibilité de lire les documents dans le temps.  [...] Autre norme, la sécurité. Aucune personne ne doit avoir accès aux documents archivés sans en avoir le droit, souligne Cécile Yon. Il faut donc bien prédéfinir les droits utilisateurs car le portail est commun mais tous le monde n'a pas accès aux mêmes données.  [...] Nous avons interviewé des collaborateurs afin de comprendre les modes de production des documents et leur utilisation, rapporte Cécile Yon. Un tableau de gestion des documents est ensuite élaboré. combien de temps chaque document doit être conservé format de chaque document à conserver valeur de chaque document.  [...]

Lire la suite...
QUELLES SOLUTIONS POUR OPTIMISER LA GESTION DU COURRIER?

QUELLES SOLUTIONS POUR OPTIMISER LA GESTION DU COURRIER?

Dans le même style, Pitney Bowes a développé le logiciel PlanetPress pour améliorer les formats d'édition des documents (facture incluant les CGV en une seule fois).  [...] Enfin, les entreprises gérant de gros volumes peuvent se tourner vers des solutions d'externalisation totale. Le courrier ne transite plus par l'entreprise, sa gestion est entièrement prise en charge sur la plateforme du prestataire. Benoît Fuzeau, directeur général adjoint de Parfip Lease, société de location financière, externalise ainsi auprès d'Esker plus de 100000 documents par mois (factures, lettres de relance, échéanciers, lettres de mise en service, etc.  [...] Après avoir contacté une quinzaine de prestataires, le choix s'est porté sur la solution Bee-POST proposée par Tessi Documents Services. L'externalisation du courrier sortant n'a de sens au plan économique que sur des grandes masses, précise Florent Albert.  [...]

Lire la suite...
Expérimenté, le Daf qui postule l'est souvent mais les erreurs de débutant le guettent

Expérimenté, le Daf qui postule l'est souvent mais les erreurs de débutant le guettent

les basiques. Ces basiques sont tous les petits points dit de principe qu'un interlocuteur valide lors des entretiens de recrutement.   [...] Attention. ce mail ne doit pas refaire l'entretien. Il doit être bref, concis avec un ou deux messages clairs et distincts.  [...] Ne vous mettez pas en situation de doute et d'inconfort, à savoir quand vont-ils me recontacter Quels sont les autres personnes à rencontrer Demander à la fin de ces entretiens la suite du process de recrutement.   [...]

Lire la suite...

Tags :