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Documents contractuels: donneur d'ordre, mesurez bien votre obligation de vigilance!

Documents contractuels: donneur d'ordre, mesurez bien votre obligation de vigilance!

1 - L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte Kbis, attestation Urssaf, polices d'assurance... Les donneurs d'ordre sont dans l'obligation de collecter un grand nombre de documents auprès de leurs prestataires. Une obligation mal maîtrisée, d'où un risque pas toujours bien mesuré par les entreprises. Lire.  [...] 2 - Le marché des plateformes dédiées Si la gestion des documents contractuels est un casse-tête pour les entreprises, des outils offrent une véritable assistance. L'occasion d'être en conformité à moindre coût. Qui sont ces prestataires Quel est leur business model Explications. Lire.  [...] 3 - [ITW] Le donneur d'ordre devient contrôleur du respect du Code du travail En cas de travail dissimulé de la part d'un de ses prestataires, le donneur d'ordre encourt un risque pénal. Xavier Marchand, avocat spécialiste de la gestion des contrats et des risques, revient sur la nécessité de recueillir différents documents et informations afin de se protéger. Lire.  [...]

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[Tribune] Crédit d'impôt recherche: comment éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle?

[Tribune] Crédit d'impôt recherche: comment éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle?

La demande d'informations peut concerner tous les documents relatifs au CIR (factures des prestataires, CV, copie des contrats de travail, descriptif des travaux, détail des calculs...).  [...] Devant l'augmentation du nombre de demandes d'information et de contrôles fiscaux, il est donc nécessaire de bien préparer les éléments justifiant du bénéfice du CIR, dont le dossier scientifique complet. Dans ce cadre, l'intervention d'experts est recommandée pour optimiser et sécuriser son Crédit d'impôt recherche dans le strict respect de la réglementation en vigueur.   [...] En matière d'accompagnement, tous les cabinets ne se valent pas. Une règle d'or, fuir les cost killers et tous les cabinets proposant de l'optimisation fiscale et se rémunérant au pourcentage. Le success fee est du pousse au crime et vous pénalise (déduction des honoraires de votre assiette de CIR).   [...]

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[ITW] "Le donneur d'ordre devient contrôleur du respect du Code du travail" | Dossier : Documents contractuels: donneur ...

[ITW] "Le donneur d'ordre devient contrôleur du respect du Code du travail" | Dossier : Documents contractuels: donneur ...

En cas de travail dissimulé de la part d'un de ses prestataires, le donneur d'ordre encourt un risque pénal. Xavier Marchand, avocat spécialiste de la gestion des contrats et des risques, revient sur la nécessité de recueillir différents documents et informations afin de se protéger.  [...] Ce devoir de vigilance aura en principe été rempli si ont été collectées la fiche d'identité du prestataire (Kbis) et l'attestation de vigilance selon laquelle l'entreprise est à jour dans ses cotisations Urssaf. Ces documents doivent être recueillis au plus tard à la signature et tous les six mois.  [...] Si les documents ne sont pas collectés ou s'ils ne sont pas à jour, le donneur d'ordre peut être amené à payer en lieu et place du prestataire les salaires et cotisations non payées. Ces règles sont par ailleurs sévèrement sanctionnées pénalement. La collecte de ces documents légaux n'est cependant pas sans inconvénient car cette opération pose la question de la sécurité des données collectées.  [...]

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Comment trouver son DPO externe ou mutualisé? | Dossier : RGPD: tout savoir sur le DPO, délégué à la protection des donn...

Comment trouver son DPO externe ou mutualisé? | Dossier : RGPD: tout savoir sur le DPO, délégué à la protection des donn...

Pour trouver un DPO externe, les entreprises devront faire appel à des cabinets d'avocats, ou bien à des sociétés spécialisées en protection des données. Pour sélectionner le bon prestataires, les labels délivrés par la Cnil constituent un bon indicateur.  [...] Pour trouver un prestataire, la Cnil recommande de se rapprocher des fédérations professionnelles pour vérifier la présence des experts informatique et libertés qui pourraient devenir le délégué mutualisé pour plusieurs entreprises. Le Daf (ou le dirigeant d'entreprise) pourra solliciter des cabinets d'avocats ou encore des sociétés de conseil spécialisées.  [...] Deuxième étape. la création du registre des traitements, puis la mise en place d'actions. création d'une charte informatique, de documents structurants... Puis on descend dans la conformité au niveau des traitements. Pour les prestataires de services, un registre de sous-traitance devra également être créé.  [...]

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L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

Kbis, attestation Urssaf, polices d'assurance... Les donneurs d'ordre sont dans l'obligation de collecter un grand nombre de documents auprès de leurs prestataires. Une obligation mal maîtrisée, d'où un risque pas toujours bien mesuré par les entreprises.  [...] C'est donc avant tout d'une question d'organisation dont il s'agit. Collecter les documents contractuels, ça ne s'improvise pas. Première chose à mettre en place. une bonne gestion des contrats. Il est impératif d'avoir u ne rédaction attentive des contrats de prestation de services, notamment quant au régime de responsabilité et à la vérification de l'intégration, souvent en annexes, des exigences techniques qui s'imposent au prestataire, insiste Flore Maunier, responsable juridique chez In Extenso.  [...] Et aucun projet ne doit débuter si l'ensemble des documents demandés n'a pas été récupéré. David Museur, fondateur de la société de gestion des risques RiskAttitude, conseille d' appeler les assureurs avant même de signer les contrats, pour être sûr que le prestataire est bien assuré.  [...]

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Dématérialisation : les aspects juridiques à ne pas négliger

Dématérialisation : les aspects juridiques à ne pas négliger

Première chose à laquelle il est nécessaire de faire attention. les conditions générales de vente (CGV) des prestataires d'hébergement en cloud computing. Pour les contrats de cloud, la logique n'est pas de négocier les contrats. Au contraire, il s'agit de regarder les offres des différents prestataires et de s'assurer qu'elles correspondent bien à ce que l'on recherche, explique Me Isabelle Renard, avocate-ingénieure.  [...] De même, pour les documents qui doivent être conservés longtemps, il est nécessaire de s'assurer que le prestataire pourra le restituer dans un format lisible - qui n'est pas forcément le format d'origine, étant données les évolutions technologiques. Il est important de ne pas s'attacher qu'au prix des prestations mais aussi aux garanties apportées, résume Me Renard.  [...] Certaines normes doivent cependant être respectées pour qu'un document électronique soit reconnu. S'assurer que le prestataire sélectionné s'engage bien à les respecter.  [...]

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Fraude : Peut-on confier son contrôle interne comptable à l'administration fiscale ?

Fraude : Peut-on confier son contrôle interne comptable à l'administration fiscale ?

Pour le savoir, il faut s'intéresser à l'utilisation qui pourra être faite du détail des informations offertes au regard électronique de l'administration fiscale. En effet, les fichiers comptables produits aujourd'hui, pourront être analysés en 2017. Il est évident que la compétence d'investigation de l'administration fiscale sera alors significativement plus importante que celle que nous observons aujourd'hui.   [...] Les bénéfices attendus peuvent être multiples. lutte contre la fraude (détection et dissuasion), amélioration de l'efficacité de la direction comptable, mise sous contrôle de prestataires comptables externe, benchmark et convergence des pratiques comptables de plusieurs filiales au sein d'un groupe, récupération de trésorerie, identification d'anomalies comptables, audit post-acquisition approfondis, maîtrise et documentation du processus de gestion de la TVA (tel qu'exigé depuis 2012 par l'administration fiscale) Et bien d'autres encore.  [...] Départements d'audit et de contrôle interne, commissaires aux comptes, directions fiscales et bien sûr directions financières doivent prendre conscience du nouvel outil qui est mis à leur disposition. Il est désormais possible d'ajouter un sixième sens à son contrôle interne, à condition de mettre en oeuvre les bonnes analyses.   [...]

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Managers : 4 solutions pour gérer plus de projets à effectif égal !

Managers : 4 solutions pour gérer plus de projets à effectif égal !

Tout d'abord, il est primordial que le partage de l'information se fasse instantanément entre les différents membres de la même équipe mais également entre les différentes directions qui travaillent trop souvent en silos. C'est également le cas des prestataires externes.  [...] Faire appel à des prestataires externes est un autre moyen d'augmenter le nombre de projets gérés sans pour autant augmenter l'effectif interne. Néanmoins, cela demande un travail souvent sous-estimé de gestion et de coordination, chose qui n'est pas forcément triviale.  [...] Il est très compliqué de gérer les équipes de prestataires et de les inclure dans les processus de suivi des équipes internes. Le plus souvent, ces prestataires sont formés comme de nouvelles recrues. Cela demande un effort supplémentaire de la part de l'entreprise cliente pour les intégrer à leurs équipes et les internaliser.  [...]

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Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Le choix du Système d'archivage électronique (SAE), qui va gérer les documents, doit se faire avec précaution. Et répondre à différentes normes. En premier lieu, la pérennité. le document doit rester lisible, quel que soit le temps durant lequel il est stocké.  [...] Autre norme, la sécurité. Aucune personne ne doit avoir accès aux documents archivés sans en avoir le droit, souligne Cécile Yon. Il faut donc bien prédéfinir les droits utilisateurs car le portail est commun mais tous le monde n'a pas accès aux mêmes données.  [...] La traçabilité est également essentielle afin de garantir une trace de toutes les opérations effectuées. Dernier paramètre important. l'exhaustivité. La liste des documents conservée doit être identique à celles des documents déposés, précise Cécile Yon.  [...]

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4 défis à relever pour une direction financière " digital centric "

4 défis à relever pour une direction financière " digital centric "

Relever ce défi passe par la mise en place d'une gouvernance rigoureuse des flux documentaires et des données et de leur conservation.  [...] Alors que les volumes de données sont appelés à poursuivre leur expansion, leur fiabilité constitue une autre problématique de plus en plus importante sur les plans réglementaires et de la réputation. L'archivage des données ne se réduit pas seulement à la capacité de volume, il est aussi et sur tout question de garantir l'intégrité des documents et de leur contenu, la pérennité de leur conservation, et la traçabilité des événements, tout au long du cycle de la vie des documents.  [...] Certifiée NF461 par l'AFNOR, cette solution garantit l'INTÉGRITÉ des documents et de leur contenu, la PÉRENNITÉ de leur conservation, la SÉCURITÉ du système et la TRAÇABILITÉ des événements, tout au long du cycle de vie des documents. Tessi Certified Suite est ainsi l'assurance d'une solution de tiers archivage, capable d'opérer la conservation électronique de vos documents les plus sensibles, en toute sécurité et confidentialité.  [...]

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