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Outils e-achats : faut-il céder aux sirènes du procure to pay ?

Outils e-achats : faut-il céder aux sirènes du procure to pay ?

En couvrant dans leur périmètre d'action l'ensemble des taches liées à la fonction mais aussi, au-delà, à la supply-chain, les outils dédiés mettent sous contrôle l'actionnement quasi-mécanique d'importants leviers de compétitivité. Ce qui permet, in fine, à l'acheteur et l'ensemble de ses affilés de se recentrer sur leur mission stratégique.   [...] Lire aussi. Dématérialisation des factures. Cap sur l'automatisation du Procure to Pay.  [...] Son champ d'action. la demande d'achats, la commande, la réception et le rapprochement facture - le tout tant sur les achats directs que directs. En guise de bilan, quelques chiffres sont éloquents. 3700 utilisateurs, 85 fournisseurs actifs, 715 000 factures fournisseurs / an.  [...]

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75% des entreprises françaises sont passées à la facturation électronique

75% des entreprises françaises sont passées à la facturation électronique

Ils doivent permettre de vérifier le lien entre un paiement et un document d'origine relié à un fournisseur précise Marion Taylor. Les entreprises doivent présenter un document retraçant l'intégralité des contrôles en cas d'audit. Il y faut décrire tous les contrôles effectués, manuels ou électroniques.  [...] D'après l'étude, le PDF avec signature électronique est le format le plus utilisé en facturation électronique. Or, au départ, tout le monde n'était pas d'accord sur la définition de la facturation électronique. La directive européenne transposée dans le CGI parlait des factures émises et reçues sous une forme électronique quelle qu'elle soit.  [...] L'administration fiscale semble toutefois s'assouplir sur ce point, notamment face à des fournisseurs étrangers pour qui les PDF sont des factures électroniques, natifs ou convertis. L'enjeu est bien la préservation des droits à déduction de TVA portés sur la facture.  [...]

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Pour éviter les litiges fournisseurs, limiter les causes de contestations (en 4 étapes)

Pour éviter les litiges fournisseurs, limiter les causes de contestations (en 4 étapes)

Un litige est une contestation donnant lieu à procès, lequel par définition sera long, coûteux et à l'issue incertaine. Avec des fournisseurs, les occasions de contestations sont nombreuses. qualité non atteinte, erreur de livraison, facture perdue... Conseils pour limiter les contestations.  [...] Les achats sont alors confrontés à des litiges avec des fournisseurs non payés qu'ils doivent gérer à cause d'un processus déficient. Pour éviter cela, Martial Gerardin, directeur général Europe de Perfect Commerce, fournisseur de solutions e-achat, conseille de mettre en place une politique de pas de bon de commande, pas de paiement des factures.  [...] Il pense que la meilleure solution est de proposer un portail fournisseurs où ils viennent déposer leur facture et peuvent voir l'avancement du traitement.  [...]

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"L'outil de e-proc m'a permis d'avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget"

L'application Ivalua a été interfacée en parallèle avec 1. La plateforme de dématérialisation des factures fournisseurs de Numen (avant envoi de la facture dans l'outil Ivalua) et avec 2. Les systèmes ERP de Numen pour centraliser tous ses systèmes ERP existants et différents.  [...] Pour assurer la compliance aux contrats cadres négociés, Marc Le Vernoy a fait aussi du coercitif. après une période probatoire, j'ai demandé d'interdire de payer un fournisseur si la demande d'achats n'était pas émise dans le système. Tous les achats sont à présent émis depuis la plateforme d'achats Ivalua.  [...] Grâce à l'implémentation de la solution, Numen a pu aussi réorganiser sa comptabilité et éviter de recruter lors d'acquisitions de sociétés puisqu'un système de centre de service partagé était proposé, on a concentré la compta fournisseur sur quelques personnes, et les compétences ont été utilisées autrement, nous voulons développer plus de valeur ajoutée métier, souligne Marc Le Vernoy.  [...]

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75% des entreprises françaises sont passées à la facturation électronique

80% des volumes sont faits avec 20% des fournisseurs. Comment accompagner les 80% restants dans l'accès à la facture électronique, sur un marché guidé par les grands acheteurs Le Forum national de la facture électronique travaille à la création d'un format dit mixte, ou Factur-x, qui devrait permettre de déployer la facture électronique avec les TPE et les PME.  [...] Il faut varier les deux approches, garder le contrôle visuel et pouvoir faire des traitements automatiques. Pour embarquer les nouveaux fournisseurs et notamment les plus petits, la Factur-x permet de franchir ce cap explique Émilie Sion, chef de projet chez GS1 France.  [...] Saint-Gobain Distribution Bâtiment a mis en place l'EDI il y a 20 ans. Ainsi, ce sont près de 21 millions de lignes de commandes qui passent en EDI et 3 millions de factures reçues en EDI, soit 75% de leur flux. 300 de nos fournisseurs pratiquent l'EDI sur plus de 5.  [...]

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La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle un projet achats ?

La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle un projet achats ?

L'EDI, pour échange de données informatisées, recueille le plus de suffrage quant à sa performance pour le passage d'une facture papier à une facture électronique. Ivalua rappelle sa définition. L'EDI est un échange informatique entre les SI fournisseurs et clients d'une facture électronique émise dans un format normé reconnu et lu par les 2 SI sans aucune intervention humaine.  [...] Seuls 11 % des interrogés pensent que la sensibilisation des fournisseurs est un passage obligé vers la réussite du projet.  [...] Le questionnaire Tendances Achats 6. Dématérialisation des factures fournisseurs. projet achats ou projet d'entreprise a reçu 173 réponses en provenance de professionnels des achats (51 %), de la finance (24 %), de la comptabilité (16 %) et de l'informatique (8 %).  [...]

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Événementiel : la chasse aux coûts cachés

Événementiel : la chasse aux coûts cachés

Ils se rendent compte que la seule donnée prix n'est pas suffisante sans avoir réfléchi à tous les coûts, observe Fabien Martre, directeur général de l'agence événementielle Idéal Gourmet.   [...] Gérer un acompte génère également des coûts administratifs, évalué par les répondants à 56 euros (moyenne retraitée). Nous pensons qu'il est en fait bien supérieur car ces estimations ne prennent pas en compte les différents validations hiérarchiques, note Fabien Martre.   [...] Au final, la création et le maintien d'un compte fournisseur représente 209 euros en moyenne et le règlement d'acompte, règlement fournisseur et traitement de facture fournisseur 123 euros en moyenne. Une entreprise augmente ses coûts en multipliant ses fournisseurs.  [...]

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"L'outil de e-proc m'a permis d'avoir une vue en temps réel sur les achats par rapport au budget"

En 2012, Numen a commencé par structurer ses achats non stratégiques, représentant alors un volume de 10 millions d'euros (pour un CA de 70 millions). La volonté de Marc Le Vernoy n'était pas tant de faire des économies directes et massives mais plutôt d'améliorer les conditions d'achats chaque société ayant des types d'achats directs différents, il était plus cohérent d'attaquer par ce qui est le plus transverse.   [...] Le ROI de ce projet, insiste bien Marc Le Vernoy ne porte pas uniquement sur les gains de sourcing mais aussi sur la visibilité des engagements, sur la réorganisation des effectifs qu'il permet et sur le gain de productivité administrative. Reste que l'amélioration des conditions d'achats opérée grâce à la réduction du panel fournisseurs, sur certaines familles d'achats indirects, nous sommes passés de 6 à 2 fournisseurs importants identifiés grâce à l'outil et à la massification, a été la bienvenue.  [...] Avec le recul, on constate deux bénéfices très importants pour les équipes comptables. on a accès, pour la première fois à toutes les factures fournisseurs en un clic, toute l'information est disponible et aucune facture papier ne traine sur les bureaux des comptables, en attente de validation et des bons de commandes associés.  [...]

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Faire de la dématérialisation des factures un outil de la relation client

Faire de la dématérialisation des factures un outil de la relation client

Il s'agit donc de mettre en place les bons outils techniques pour l'aider à ce passage en douceur. Beaucoup de fournisseurs choisissent de passer par une plateforme collaborative sur laquelle les clients peuvent venir récupérer leur facture. La plateforme Neotouch de Neopost, par exemple, peut faire de l'EDI, du PDF et même envoyer les factures par courrier au client.  [...] A cela s'ajoute la traçabilité des flux. On sait que la facture a bien été reçue et à quel endroit, note Sylvain Ducrocq, ingénieur avant-vente chez Comarch. Surtout, les plateformes clients où sont éditées les factures doivent offrir à ces derniers la possibilité de contester une facture.  [...] La dématérialisation des factures est souvent un premier pas. Mais une fois qu'on s'y attèle cette dernière peut aussi concerner toute la chaîne de valeur. les commandes, les contrats... L'objectif est de trouver des outils plus adaptés que le papier ou l'e-mail pour échanger avec ses partenaires commerciaux, pense Cyrille Breucq, partner chez June Partners.  [...]

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La facture électronique à l'échelle européenne

Les entreprises concernées déterminent la manière dont l'authenticité de l'origine du contenu et de la lisibilité de la facture est assurée.  [...] En cela, il faut comprendre ce qui est relatif à l'identité du fournisseur/prestataire ou de l'émetteur de la facture, pour assurer que les informations relatives à la TVA n'ont pas été modifiées et bien sûr, pour garantir la lisibilité de la facture.  [...] Pour le Royaume-Uni, le stockage peut être réalisé sous d'autres formats (microfilm, microfiche, etc.) dans la mesure où ils sont acceptés par l'administration fiscale et qu'un accès considéré comme facile est accordé aux contrôleurs fiscaux pour accéder à ces données, dès que besoin.   [...]

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