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Traçabilité, Documents


Quel sera l'impact de la blockchain dans les entreprises

[Cas pratique] L'amélioration de la traçabilité des documents de sécurité chez Thales.  [...] Elle a ainsi mis en place chez Thales une blockchain visant à améliorer la traçabilité des documents de sécurité, afin de répondre aux besoins de projets de construction de biens industriels complexes, incluant de nombreux acteurs (par exemple la construction d'un métro, projet impliquant de nombreuses sociétés et qui va courir sur plusieurs années).  [...] Stratumn a donc développé pour Thales une plateforme qui permet de garantir la traçabilité de ces documents, avec un même système partagé entre les intervenants. Ce registre permet de valider la transmission de chaque document, tout en préservant la confidentialité de son contenu, qui n'est pas révélé.  [...]

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4 défis à relever pour une direction financière " digital centric "

4 défis à relever pour une direction financière " digital centric "

Alors que les volumes de données sont appelés à poursuivre leur expansion, leur fiabilité constitue une autre problématique de plus en plus importante sur les plans réglementaires et de la réputation. L'archivage des données ne se réduit pas seulement à la capacité de volume, il est aussi et sur tout question de garantir l'intégrité des documents et de leur contenu, la pérennité de leur conservation, et la traçabilité des événements, tout au long du cycle de la vie des documents.  [...] Assurer une bonne gouvernance de l'archivage des documents et des données s'impose donc comme une clé de voute des directions financières à l'heure de la mutation digitale.  [...] Certifiée NF461 par l'AFNOR, cette solution garantit l'INTÉGRITÉ des documents et de leur contenu, la PÉRENNITÉ de leur conservation, la SÉCURITÉ du système et la TRAÇABILITÉ des événements, tout au long du cycle de vie des documents. Tessi Certified Suite est ainsi l'assurance d'une solution de tiers archivage, capable d'opérer la conservation électronique de vos documents les plus sensibles, en toute sécurité et confidentialité.  [...]

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[Cas d'usage] Quelques exemples d'application de la blockchain dans l'industrie | Dossier : Le point sur la blockchain

[Cas d'usage] Quelques exemples d'application de la blockchain dans l'industrie | Dossier : Le point sur la blockchain

Traçabilité, simplification de l'audit de la documentation. les atouts de la blockchain trouvent pleinement leur place dans le milieu industriel. Voici deux exemples d'applications, dont un déjà mis en oeuvre chez Thales.  [...] L'amélioration de la traçabilité des documents de sécurité chez Thales.  [...] .. Plus de détails dans l'article Quel sera l'impact de la blockchain dans les entreprises.   [...]

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La dématérialisation de factures? d'aujourd'hui et de demain

La dématérialisation de factures? d'aujourd'hui et de demain

Au delà de l'intérêt opérationnel et financier, il convient de noter les résultats obtenus en terme de traçabilité des documents et d'amélioration de la qualité des relations fournisseurs.  [...] Déjà démocratisée dans l'industrie, la transmission électronique de factures reste limitée en raison d'un encadrement jusqu'alors fort. Les formats d'échanges structurés (EDI) et la signature électronique étaient un frein notable au développement de cette pratique.   [...] Ce chantier de transmission électronique s'accompagne d'une obligation de mise en oeuvre d'un système de piste d'audit. Il s'agit de pouvoir justifier une facture dématérialisée avec la livraison et les documents de commandes initiaux.  [...]

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Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Du papier au digital : quid de l'archivage ?

Cette définition du référentiel est la première étape d'une bonne politique d'archivage. Définir la typologie et la famille de chaque document est une étape primordiale pour bien aiguiller les documents et facilement les retrouver ensuite, note Olivier Llopiz.  [...] La traçabilité est également essentielle afin de garantir une trace de toutes les opérations effectuées. Dernier paramètre important. l'exhaustivité. La liste des documents conservée doit être identique à celles des documents déposés, précise Cécile Yon.  [...] Nous avons interviewé des collaborateurs afin de comprendre les modes de production des documents et leur utilisation, rapporte Cécile Yon. Un tableau de gestion des documents est ensuite élaboré. combien de temps chaque document doit être conservé format de chaque document à conserver valeur de chaque document.  [...]

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La lettre recommandée électronique en toute sécurité

La lettre recommandée électronique en toute sécurité

Les avantages à avoir recours à la version électronique de la lettre recommandée ne se comptent plus. automatisation et sécurisation du processus de production et d'envoi, rapidité, traçabilité et archivage... Encore faut-il se doter de bons outils, qui permettent de respecter la réglementation en la matière.  [...] La lettre recommandée électronique (LRE) est très réglementée. Il faut par exemple pouvoir garantir l'identité de l'expéditeur et du destinataire mais aussi la confidentialité et la traçabilité, rapporte Valérie Caudroy, directrice déléguée de Tessi logidoc solutions.  [...] Tessi documents services a par ailleurs porté une attention toute particulière à la sécurité, notamment en termes de traçabilité. Les plis sont suivis et conservés dans un coffre fort pendant un an.  [...]

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Signature électronique ou piste d'audit fiable : vrai ou faux débat ?

Signature électronique ou piste d'audit fiable : vrai ou faux débat ?

Dans le petit monde français de la facture électronique, les choses étaient claires. Soit on faisait de la facture EDI, chère et donc nécessitant des flux très importants, soit on envoyait des fichiers électroniques bénéficiant d'une signature électronique avancée avec des contraintes liées à leur création et à leur archivage, côté fournisseur comme côté client.   [...] Il est cependant important de réaliser dès à présent qu'il n'est pas raisonnable, ni efficace d'envisager un système de traçabilité transversale des flux économiques qui exclurait certains media. Par conséquent les factures, y compris signées électroniquement, devront toutes faire l'objet, à plus ou moins longue échéance, d'une piste d'audit fiable, démontrable et documentée.  [...] En résumé, la signature électronique demeure à court terme le meilleur moyen de s'assurer que la facture électronique est légale mais la piste d'audit fiable devient une exigence générale de l'Administration qui cherche à éviter les fraudes à la TVA. Ou comment créer de nouvelles obligations, tout en semblant libéraliser les pratiques commerciales Qui a parlé de choc de simplification.   [...]

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L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

L'obligation de vigilance des donneurs d'ordre dépasse la seule collecte | Dossier : Documents contractuels: donneur d'o...

Kbis, attestations Urssaf, liste des travailleurs détachés mais aussi certifications ou encore attestations d'assurance. Les documents à recueillir sont nombreux pour s'assurer que le fournisseur est bien habilité à faire telle ou telle tâche, qu'il n'a pas recours à des travailleurs détachés ou encore qu'il est bien assuré.  [...] C'est donc avant tout d'une question d'organisation dont il s'agit. Collecter les documents contractuels, ça ne s'improvise pas. Première chose à mettre en place. une bonne gestion des contrats. Il est impératif d'avoir u ne rédaction attentive des contrats de prestation de services, notamment quant au régime de responsabilité et à la vérification de l'intégration, souvent en annexes, des exigences techniques qui s'imposent au prestataire, insiste Flore Maunier, responsable juridique chez In Extenso.  [...] Les entreprises en profitent généralement pour aller plus loin et mettre en place une politique plus globale de gestion du risque, observe André Brabant. En effet, une fois la collecte de documents réglementaires organisée, on peut l'étendre à d'autres types de documents sur la santé financière du fournisseur, sa dépendance, ses engagements RSE, etc.  [...]

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LE CONTROLE URSSAF: UN INCONTOURNABLE A TRAITER EN AUDIT

LE CONTROLE URSSAF: UN INCONTOURNABLE A TRAITER EN AUDIT

Il est donc essentiel de bien exploiter la période de deux à trois semaines qui s'écoule entre la réception de la notification et la venue du contrôleur. Bulletins de salaires, bilans, comptes de résultats, justificatifs de frais de déplacement, conventions collectives, accords d'entreprise, détail des frais généraux des trois dernières années font partie de la liste des documents à fournir jointe à la notification.  [...] Tout doit être préparé en amont, car l'interlocuteur choisi doit savoir si certains documents ne sont pas accessibles pour en informer le contrôleur le plus tôt possible, explique Laurent Dussert (Atequacy). Sinon, il y a un risque de promettre des documents et de devoir ensuite se rétracter, ce qui est bien sûr à éviter.  [...] Umanis a été contrôlée l'an dernier, après le rachat d'une autre entreprise, Aura. Nous avons reçu la notification ainsi que la liste des documents à fournir environ trois semaines à l'avance. J'ai profité de ce laps de temps pour contrôler toutes les pièces à remettre à l'administration.  [...]

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77% des DSI sont préoccupés par les risques de sécurité en open space

77% des DSI sont préoccupés par les risques de sécurité en open space

En travaillant dans des espaces ouverts, les salariés doivent avoir conscience des différentes menaces. Il est par conséquent préférable de verrouiller sa session d'ordinateur lorsque l'on s'absente, même momentanément, de fermer les tiroirs et/ou armoires contenant des documents sensibles et de passer les appels ne devant pas être entendus de tous dans une salle close.  [...] Viennent ensuite d'autres types d'appréhensions, pour 25%. le vol de documents et de matériel, soit (15%) pour le vol de documents et (10%) pour le vol de matériel.  [...] Pour protéger les documents confidentiels, plusieurs mesures préventives peuvent être prises. ne pas sauvegarder ses documents sur son bureau mais sur le cloud de l'entreprise, ne pas utiliser une clé USB fournie par une personne dont la fiabilité n'est pas garantie, changer régulièrement ses codes d'accès ou encore récupérer rapidement ses documents à l'imprimante afin qu'ils ne soient pas accessibles à tous.  [...]

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